Większość ludzi uważa, że zarządzanie czasem to taka umiejętność, która świetnie nadaje się, by wpisać ją do CV obok podobnie „oczywistych” umiejętności, jak praca w zespole czy odporność na stres. Kiedy zatrudniam nową osobę, zawsze pytam o to, czy potrafi pracować wydajnie i czy dobrze zarządza czasem. Z reguły słyszę odpowiedź twierdzącą, udzieloną bez żadnego wahania. Stan faktyczny weryfikuje jednak dopiero rzeczywistość.
Są wśród nas (nieliczne) osoby, które mają swoje życie pod kontrolą. Rachunki płacą na czas, nie spóźniają się z ratą kredytu, ich ubrania leżą poukładane w szafie, a jedzenie znika z ich lodówek przed upływem daty ważności. Inni, zdecydowana większość, wolą (jak im się wydaje) żyć chwilą i realizują się poprzez mniej skoordynowane działania podlegające chwilowym impulsom w myśl maksymy carpe diem lub bardziej nowoczesnego akronimu YOLO. Kto wychodzi na tym lepiej? No cóż, poukładane życie może i łatwo skwitować słowem „nudne”, ale osoby dobrze zorganizowane potrafią zrobić więcej rzeczy w tej samej jednostce czasu, co oznacza, że po prostu egzystują mocniej i tak naprawdę, mogą przeżyć więcej.
Zarządzeni czasem okiem praktyka
Poniższy artykuł napisałem w oparciu o doświadczenia zebrane podczas usilnej pracy nad sobą oraz niemal dziesięciu lat działań zawodowych z ciągle rosnącym zespołem osób przy okazji prowadzenia własnej firmy. Skupiam się w nim na kilku najważniejszych zagadnieniach dotyczących zarządzania czasem, które podzieliłem na dwa obszary: życie prywatne i życie zawodowe. Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem, kasjerem czy kardiologiem, możesz skorzystać z reguł rozsądnego zarządzania czasem, aby zmienić swoje życie. Owe zasady ułożyłem w logiczną całość, przy czym uważam, że pierwsze pięć (życie prywatne) ma znaczenie absolutnie fundamentalne, podczas gdy kolejne pięć przyda się osobom, które organizują nie tylko swój czas, ale także innych osób. Każdą z przedstawionych reguł można stosować osobno i z pewnością przyniesie ona ze sobą zmiany, jednak poniższy dekalog użyty w całości, jest narzędziem doprawdy potężnym.
W życiu jest wiele czynności, które się powtarzają, przez co nie zawsze istnieje konieczność ich planowania. Niektóre z nich można nawet umieścić w „folderze” zadań rozwiązywanych bez namysłu. Przykładem może być robienie prania, mycie naczyń lub wynoszenie śmieci. To zadania, nad którymi nie warto się zastanawiać, ponieważ i tak trzeba je wykonać, gdyż dopadną nas prędzej czy później. Warto wyrobić w sobie nawyki wykonywania ich natychmiast, kiedy przychodzi na to czas. Dzięki temu unikniemy zlewu spiętrzającego w sobie zastawę z całego tygodnia, śmieci wysypujących się z kosza lub całkowitego braku koszul w szafie, połączonego z ich akumulacją w koszu na bieliznę.
Wykształcenie nowego nawyku zajmuje około 30 dni. Oznacza to, że przez 30 dni trzeba się zmuszać do mycia naczyń od razu po posiłku, a później stanie się to rzeczą naturalną. Jest wiele nawyków, które warto w sobie wykształcić. Wiele z nich brzmi naprawdę banalnie: pranie, naczynia, odkurzacz, itp.. Trzeba jednak pamiętać, że te rzeczy są nieodłącznymi elementami naszego życia i radzenie sobie z nimi w sposób „domyślny” niż „doraźny” zaoszczędza sporo czasu, w którym można rozwiązywać „prawdziwe” problemy.
Warto też wykształcić w sobie nawyk starannego doboru ubrania. Pamiętaj, jak Cię widzą, tak Cie piszą. Zacznij od zakupu dobrej jakości koszuli. Nie wiesz, jak to zrobić? Przeczytaj mój artykuł: Jak rozpoznać jakość koszuli w minutę.
Główna bohaterka filmu Przeminęło z wiatrem, Scarlett O’Hara, zasłynęła z frazy Pomyślę o tym jutro. Choć idea przekładania wszystkiego, co niewygodne na później jest niezwykle kusząca, skutki jej stosowania są naprawdę katastrofalne, ponieważ rzeczy ważne nie mogą czekać.
Domeną życiową Scarlett O’Hara było „Pomyślę o tym jutro”. źródło: woolfwoolfmag.com
Jeśli za najmniej przyjemne czynności weźmiesz się na samym początku, reszta dnia potoczy się lepiej, ponieważ nie będziesz czuć nad sobą wiszącego widma. Być może słyszałeś o zasadzie Pareto, która ma zastosowanie w niezliczonej liczbie obszarów życia. Uogólniając, mówi ona, że 20% wysiłku przynosi 80% efektów (np. 20% ubrań, które masz w szafie, nosisz przez 80% czasu – zgadza się?).
ericcostanzo.files.wordpress.com
Badacze zarządzania czasem już dawno ustalili, że zasada ta działa także w planowaniu i choć jest to zaskakujące, w zaledwie 20% czasu wykonuje się aż 80% swoich zadań. Warto zadbać o to, aby były to najważniejsze zadania. Więcej o tym, jak to zrobić w drugiej części artykułu.
Ta porada tylko brzmi trywialnie, ale ile razy przed wyjściem z domu szukałeś kluczy, komórki, dokumentów albo brązowego paska do brązowych butów? No właśnie…
furnishid.com
Wystarczy wyrobić w sobie nawyk, który mówi, że każda rzecz ma jedno przyporządkowane sobie miejsce. W ten sposób nigdy nic nie zgubisz, a co ważniejsze, nigdy nie zmarnujesz czasu na szukanie rzeczy w stresie, ponieważ potrzebujesz ich już za chwilę.
Amerykanie często powtarzają zasadę you are what you eat (pol. jesteś tym, co jesz). Tę oczywistą prawdę można interpretować na bardzo wielu poziomach. Faktem jest jednak, że ciało czerpie energię do działania ze składników pokarmowych, których mu dostarczamy.
b-i.forbesimg.com
Dobre jedzenie ma zatem fundamentalne znaczenie dla naszego samopoczucia i energii do działania, które z kolei przyczyniają się do tego, co potrafimy zrobić. Zatem czytaj etykiety ze składem na kupowanej żywności, jedz produkty nisko przetworzone, unikaj taniego mięsa i kontroluj swoją wagę, a energia do działania pojawi się sama!
blogs.davenportlibrary.com
Zdarza się czasem, że po dłuższym dniu w pracy nawet nie trzeba iść na piwo z kolegami, tylko na pocztę, a potem na szybkie zakupy do marketu, żeby wrócić do domu o 21. Po kolacji zegarek wskazuje już 22, a Ty czujesz, że dopiero teraz budzisz się do życia i masz chwilę dla siebie. Choć moment ten wydaje się być niepozorny, w rzeczywistości jest kluczowy, ponieważ to teraz zdecydujesz o tym, jaki będzie Twój jutrzejszy dzień. Włączysz telewizor i obejrzysz po raz kolejny powtórkę filmu, który widziałeś już setki razy, czy narzucisz sobie dyscyplinę, pójdziesz pod prysznic, poczytasz przez chwilę książkę i położysz się do łóżka? Pamiętaj, w to, że można nie spać i normalnie żyć, wierzą tylko studenci na pierwszych latach studiów. Później również ich życie stawia do pionu.
sicohen.files.wordpress.com
Najczęstszym błędem popełnianym przez osoby starające się zrobić jak najwięcej, jest próba pracy w trybie tzw. „multitaskingu”, czyli wielozadaniowości. Nasz mózg nie został stworzony do tego, aby wykonywać wiele czynności jednocześnie. Oczywiście są pewne rzeczy, które ewolucja przeniosła w nas do strefy zautomatyzowanej (oddychanie, utrzymywanie równowagi, przełykanie śliny), jednak próby robienia wielu rzeczy, wymagających skupienia w tym samym czasie kończą się spowolnieniem każdej z nich. Zaczniesz działać o wiele efektywniej, jeśli wyzbędziesz się wielozadaniowości i następnym razem, kiedy przyjdzie do Ciebie SMS podczas ważnej rozmowy, powstrzymasz się przed jego odczytaniem i próbą odpisania jednocześnie w taki sposób, by nie stwarzać pozorów autentycznego, przytomnego przebywania ze swoim rozmówcą. Zadania trzeba wykonywać po kolei.
W ciągu dnia zadania do wykonania potrafią się spiętrzyć. Czasem jest ich tyle, że zapamiętanie wszystkich, jest niemal niemożliwe. To właśnie dlatego tak ważne jest, żeby swoje obowiązki zapisywać na kartce. W zasadzie nie można przecenić tego, jak pomocna jest lista zadań. Samo spisanie jej ułatwia wykonywanie danego celu, ale prawdziwym skarbem ów spis stanie się, dopiero gdy po jego sporządzeniu wykorzystamy go do techniki opisanej w ostatnim punkcie tego artykułu.
Na swojej drodze spotkasz wiele osób, które będą chciały „ukraść” Twój czas. Musisz wystrzegać się ich jak ognia. Szczególnie niebezpieczni są ludzie nadużywający uprzejmości, bez przerwy proszące o pomoc w zakresie rzeczy, które należą do ich obowiązków. Pamiętaj, że Twój czas należy do Ciebie. Powinieneś pomagać innym, ale tylko jeśli faktycznie stoją w obliczu czegoś, co nie jest dla nich łatwe. Jeśli czujesz, że źródłem prośby jest lenistwo, czas uruchomić asertywność.
thesalesblog.com
Jeśli jesteś na tyle zorganizowany, żeby być czyimś przełożonym, musisz nauczyć się delegować zadania. Nie jest to rzecz prosta, ponieważ wymaga bardzo strategicznego myślenia. Nie wolno przekazywać poleceń, których nie chce się wykonywać samemu. Trzeba raczej skupić się na delegowaniu zadań, które nie wymagają naszego udziału lub takich, które ktoś inny potrafi zrobić lepiej. Jeśli nauczysz się przekazywać polecenia, zaoszczędzisz dużo czasu. Nie wolno jednak zapominać o tym, że konieczna będzie także weryfikacja jakości wykonania tych zadań, która również zajmuje chwilę.
Prawdopodobnie wiesz, że Dwight Eisenhower był generałem i prezydentem Stanów Zjednoczonych. Jednak oprócz zasług na froncie i licznych dokonań politycznych, do historii przeszedł dzięki swojej sławnej maksymie, którą można sparafrazować w następujący sposób:
„Rzeczy ważne rzadko są pilne, a rzeczy pilne rzadko są ważne.”
Oto, jak należy interpretować zadania w różnych ćwiartkach:
Macierz Eisenhowera to skomplikowana, ale niezwykle skuteczna technika zarządzania czasem. Jej efektywne zastosowanie wymaga wdrożenia poprzednich podpunktów: tworzenia nawyków, gotowości do wykonania zadań niewygodnych, odrzucenia multitaskingu, tworzenia list, poszanowania swojego czasu oraz umiejętności delegowania.
Podsumowując, skuteczne zarządzanie czasem nie polega na wykonaniu wysiłku jeden raz, a raczej na wielokrotnym i konsekwentnym realizowaniu (czasownik niedokonany!) szeregu czynności gwarantujących sukces. Zatem jeśli zaczniesz pracować z listą, priorytetyzować zadania, delegować i odrzucać wszystkie źródła rozproszenia, efekty pojawią się w przeciągu zaledwie kilku dni. A kiedy tak się stanie, koniecznie napisz do mnie maila na tmiler@spiritsandstyle.com – lubię kiedy innym coś wychodzi i chcę o tym wiedzieć!
O autorze:
Tomasz Miler – twórca firmy MILER skupiającej takie marki jak: Miler Menswear, Miler Bespoke Tailoring, Manufaktura Miler, a także media takie jak Gentleman’s Choice, MilerPije i MilerSzyje. Z wykształcenia biotechnolog i tłumacz konferencyjny. Mąż, pasjonat whisky, dobrego krawiectwa, komunikacji wizualnej i werbalnej oraz marketingu. Miłośnik książek, kina, podróży, cygar, motoryzacji i gotowania.
